Fragen und Antworten rund ums Catering
01: Welche Angaben benötigen wir zur Angebotserstellung?
Am wichtigsten sind natürlich das Datum, wie lange Ihre Veranstaltung dauert und die Personenanzahl. Daneben teilen Sie uns bitte so detailliert wie möglich mit welche Art von Catering, welche Speisen – mediterran, bayerisch, asiatisch oder international gemischt – angeboten werden sollen und ob nur kalt oder kalt/warm, einfach gehalten oder eher gehoben.
Zusätzlich brauchen wir Angaben, ob Sie Getränke über uns beziehen möchten, Geschirr, Besteck, Gläser und vielleicht Tische und Tischdecken für das Buffet benötigen. Wenn Sie weiteres Mobiliar wie Stehtische oder Loungemobiliar, Dekoration und Servicepersonal buchen möchten, geben Sie uns das bitte auch an.
Ganz wichtig: Lassen Sie uns ein Budget für das Catering wissen, damit wir Ihnen ein Angebot erstellen können, das zu Ihnen und Ihren Möglichkeiten passt! Am besten schreiben Sie uns eine Mail über die benötigten Leistungen. Falls wir dann noch Fragen haben, werden wir uns bei Ihnen melden.
02: Wie schnell erhalte ich mein Angebot?
Natürlich spielt der Umfang und Bedarf Ihrer Veranstaltung und unser persönlicher Arbeitsaufwand eine Rolle. In den meisten Fällen erhalten Sie ein erstes Angebot innerhalb von 24 Stunden.
03: Wie gehe ich vor, wenn ich das Catering fest bei Ihnen buchen möchte?
Zur Auftragserteilung brauchen wir bitte nur die Seiten „Ihre Veranstaltung“, „Kostenübersicht“ und „Konditionen“ des Angebotes unterschrieben – am besten per Mail – zurück. Sie erhalten dann von uns umgehend eine Auftragsbestätigung.
04: Ich habe Ihr Angebot erhalten. Muss ich die angebotenen Speisen so übernehmen oder darf ich sie auch austauschen?
Alle unsere angebotenen Buffets sind als Beispiele zu betrachten. Sie dürfen ganz nach eigenem Geschmack und individuell aus unserer Speisekarte wählen. Ist ein Gericht, das Sie unbedingt möchten, nicht in unseren Karten aufgeführt? Kommen Sie auf uns zu, wenn Sie eigene Ideen und Vorstellungen haben!
05: Welchen Unterschied haben Fingerfood Buffet und Flying Buffet?
Bei einem reinen Fingerfood Buffet werden die kleinen Häppchen als stehendes Buffet in Schalen, Löffelchen, auf Platten und ähnlichem zum Selbstbedienen angerichtet. Beim Flying Buffet bekommen Sie die gewünschten Speisen von unserem Servicepersonal auf Tabletts und dekorativen Platten angeboten.
06: Kurz vor der Veranstaltung haben sich noch Änderungen ergeben. Können sie noch übernommen werden?
Alle Änderungen, die sich nach Ihrer festen Buchung ergeben, werden wir – soweit es in unseren Möglichkeiten liegt – gerne übernehmen. Bei jeder Änderung erhalten Sie zu Ihrer Übersicht noch einmal eine angepasste Auftragsbestätigung.
07: Es haben nun doch deutlich mehr Personen zugesagt. Können Sie auf eine Erhöhung der schon gebuchten Anzahl eingehen?
Wenn Sie uns bis circa 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn eine Erhöhung mitteilen, übernehmen wir das gerne. Je nach Auslegung Ihrer Veranstaltung können wir die Personenanzahl bis zu 1 Tag vorher flexibel nach oben anpassen.
08: Leider werden wir deutlich weniger Personen sein als erwartet. Wie gehen Sie vor?
Alle Preise wurden für die ursprünglich angefragte bzw. bestellte Personenanzahl kalkuliert. Sollte eine stärkere Reduzierung stattfinden, müssen die Preise leicht angepasst werden.
09: Müssen Sie vor der Veranstaltung unsere Räumlichkeiten besichtigen, um das Catering durchzuführen?
In den meisten Fällen ist das nicht notwendig. Bei größer angelegten Events werden wir von uns aus auf Sie zukommen und einen Termin mit unserem Veranstaltungsleiter vor Ort vereinbaren. Falls sich dabei noch Änderungen ergeben sollten, werden wir diese in Ihre Auftragsbestätigung übernehmen und Ihnen zur Kenntnisnahme noch einmal zuschicken.
10: Es sind noch so viele Details offen, deshalb würde ich gerne mit der Buchung noch warten.
Bitte beachten Sie, dass wir rasch ausgebucht sein können. Wenn Sie zu lange warten, kann es sein, dass wir Ihr Catering aus Kapazitätsgründen unter Umständen nicht mehr durchführen können. Auch wenn noch einige Details offen sind, empfehlen wir, fest zu buchen. Wir gehen dann immer noch flexibel auf Änderungen ein und Sie sind auf der sicheren Seite, dass das Catering wie geplant stattfindet.
11: Wir möchten unseren Gästen ein Fingerfoodbuffet anbieten. Wie gestaltet sich es, wenn wir auch warme Komponente anbieten wollen?
Bei einem kalt-warmen Fingerfood-Buffet werden die Vorspeisen und Desserts als kleine Häppchen dekorativ arrangiert. Das warme Fingerfood wird in Chafings angeboten. Dabei werden die Speisen in ausreichender Menge zum Sattwerden klein portioniert dargeboten, sodass Sie ebenfalls leicht im Stehen verzehrt werden können.
12: Wie wird der Personaleinsatz kalkuliert und berechnet?
Die Angaben und Anzahl über Auf-Abbauzeiten und Einsatz der Servicemitarbeiter sind eine Schätzung und beruhen auf unseren Erfahrungswerten. Auf- und Abbauzeiten beinhalten den Zeitraum ab dem Zeitpunkt des Ausladens bis zu dem Zeitpunkt, in dem sämtliches Equipment wieder eingeladen ist.
Bei der Notwendigkeit des Vertragens, z. B. wenn kein Aufzug vorhanden ist, verlängern sich diese Zeiten.
Servicemitarbeiter können ab einem Zeitraum von 4 Stunden gebucht werden. Alle Personaleinsatzzeiten werden nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet. Dauert Ihre Veranstaltung also unerwartet länger oder ist vor der ursprünglich geplanten Uhrzeit zu Ende, werden die Personalkosten entsprechend angepasst und in Ihrer Endabrechnung berücksichtigt.